RGPD et recrutement : combien de temps garder un CV
Un dossier « Candidatures 2021 » sur le serveur n'est pas un vivier. C'est une infraction qui attend un contrôle.
Le CV d'un candidat non retenu peut être conservé en vivier jusqu'à deux ans après le dernier contact, selon la recommandation de la CNIL, s'il a été informé et ne s'y est pas opposé ; il doit ensuite être supprimé avec tout ce qui s'y rattache, et le candidat peut à tout moment demander l'accès à ses données, leur rectification ou leur suppression, avec une réponse dans le mois.
Un CV contient des données personnelles : nom, coordonnées, parcours, parfois une photo, une date de naissance ou une adresse. Dès qu'une entreprise le reçoit, elle en devient responsable de traitement au sens du RGPD. Cela ne l'empêche ni de le garder, ni de rappeler un candidat pour un autre poste ; cela l'oblige à le dire, à fixer une durée et à tenir cette durée.
Informer le candidat
Au moment de la candidature, le candidat doit savoir qui traite ses données, pourquoi, combien de temps elles sont conservées, avec qui elles sont partagées et comment exercer ses droits. Un texte court sous le formulaire suffit, à condition d'être lisible avant l'envoi. Si l'entreprise entend garder le CV pour d'autres postes, elle doit le dire, et le candidat doit pouvoir s'y opposer.
Combien de temps garder un CV
| Situation | Durée | Ce qui se passe à la fin |
|---|---|---|
| Candidat recruté | Le dossier de candidature rejoint le dossier du salarié | Il suit les durées du dossier du personnel |
| Candidat non retenu, conservé en vivier | 2 ans au plus après le dernier contact, selon la recommandation de la CNIL, s'il en a été informé et ne s'y est pas opposé | Suppression, ou nouveau contact qui fait repartir la durée |
| Candidat non retenu qui refuse le vivier | Le temps du recrutement en cours | Suppression à la clôture de l'offre |
| Candidat qui demande la suppression | Sans délai excessif, un mois au plus | Suppression complète, CV et échanges compris |
« Le dernier contact » est un vrai contact : un échange avec le candidat, une candidature nouvelle, une réponse à une proposition. Un CV relu en interne ne relance pas la durée.
Les droits du candidat
- L'accès : obtenir une copie de ce qui est conservé sur lui, notes et évaluations comprises.
- La rectification : corriger une information inexacte.
- L'effacement : obtenir la suppression de sa candidature, notamment quand il retire son consentement au vivier.
- L'opposition : refuser d'être conservé pour d'autres postes.
La réponse est due dans un délai d'un mois. Elle suppose de pouvoir retrouver toutes les traces d'un candidat : son CV, mais aussi les courriels, les notes d'entretien et les copies envoyées à des collègues.
Trois erreurs courantes
Garder la boîte recrutement@ comme vivier
Une boîte mail n'a pas de durée de conservation. Les CV de 2019 y sont encore, dans les pièces jointes, les transferts et les réponses. Le jour d'une demande de suppression, personne ne sait où ils sont.
Imprimer et annoter
Les CV papier annotés en entretien sont des données personnelles comme les autres. Ils doivent être détruits à la même échéance, et les annotations doivent rester professionnelles : le candidat peut en demander la copie.
Oublier les transcripts et les notes
Supprimer le CV sans supprimer les réponses au questionnaire, les notes d'entretien et la synthèse ne supprime pas la candidature. Tout ce qui se rattache au candidat suit le même sort.
Avec WiJob
Le candidat donne son consentement au dépôt, horodaté, sous un texte que vous réglez. Chaque entreprise fixe sa durée de conservation — 24 mois par défaut — et la purge est automatique, avec un avertissement trente jours avant. Sur demande du candidat, sa fiche s'exporte ou se supprime en une fois : CV, pièces, réponses au pré-entretien et historique. Les données sont hébergées dans l'Union européenne.
Questions fréquentes
Peut-on garder un CV sans le consentement du candidat ?
Pour le recrutement en cours, oui : c'est la raison pour laquelle il l'a envoyé. Pour le garder en vivier au-delà, il faut l'en informer et lui permettre de s'y opposer ; beaucoup d'entreprises recueillent un accord explicite au dépôt, ce qui simplifie la preuve.
Deux ans, est-ce une obligation légale ?
C'est la durée recommandée par la CNIL pour conserver le dossier d'un candidat non retenu après le dernier contact. Une durée plus courte est toujours possible ; une durée plus longue devrait se justifier.
Faut-il supprimer les CV reçus par courriel ?
Oui, à la même échéance, dans la boîte de réception, les éléments envoyés, les transferts et les dossiers partagés. C'est la principale difficulté du recrutement par boîte mail.
Que faire si un candidat demande ce que l'on sait de lui ?
Lui transmettre, dans le mois, une copie de ses données : CV, réponses aux questionnaires, notes et évaluations, historique des échanges, avec la finalité et la durée de conservation.